Dal bando alla proposta
Requisiti atomici
I documenti Horizon contengono spesso periodi lunghi nei quali più richieste condividono condizioni, destinatari o risultati attesi. Per poterle assegnare, affrontare e verificare separatamente, il sistema le trasforma in requisiti atomici.
Un requisito atomico esprime un solo punto verificabile: chi deve fare che cosa, su quale oggetto e a quali condizioni. Deve essere abbastanza breve da poter ricevere una risposta specifica, ma abbastanza completo da conservare il significato della fonte.
Per esempio, una frase può chiedere contemporaneamente di valutare la variabilità della materia prima e di dimostrarne l'effetto sulla prestazione del processo. Le due azioni devono essere visibili separatamente, mantenendo però le condizioni comuni.
La catena di tracciabilità
Ogni elemento del lavoro deve poter essere ricondotto alla sua origine. Il percorso previsto è:
documento ufficiale → citazione → requisito atomico → evidenze raccolte → risposta → sezione della proposta → valutazione
Questa catena permette di controllare perché un contenuto è presente nella proposta, quale fonte lo richiede e quali informazioni lo sostengono. Se una richiesta cambia a seguito di un aggiornamento ufficiale, diventa inoltre possibile individuare le risposte interessate.
Il ciclo di copertura
Durante la preparazione della candidatura vengono prodotti verbali, trascrizioni, messaggi, documenti scientifici, dati sperimentali, piani e contributi dei partner. Questi materiali vengono collegati al Topic e ai requisiti pertinenti.
Il sistema dovrà funzionare come una memoria operativa condivisa. Per ogni requisito manterrà insieme:
- la formulazione del requisito e la citazione del documento ufficiale;
- le informazioni e le evidenze già raccolte;
- la risposta in preparazione e le sue versioni successive;
- la persona o il gruppo responsabile del contributo;
- i dubbi ancora aperti e le decisioni prese;
- ciò che manca per considerare la risposta completa;
- lo stato di avanzamento e la qualità raggiunta.
In questo modo, chi entra nel lavoro può capire rapidamente che cosa è stato fatto, perché è stata presa una decisione e quale sia il prossimo passo, senza dover ricostruire la situazione consultando separatamente messaggi, verbali e documenti.
Una vista comune della copertura
Il gruppo potrà consultare una vista complessiva nella quale ogni requisito risulta, per esempio:
- non coperto, quando non sono ancora disponibili informazioni sufficienti;
- in lavorazione, quando una persona sta raccogliendo o preparando il contributo;
- coperto parzialmente, quando esiste una risposta ma mancano dati, evidenze o dettagli;
- coperto, quando risposta ed evidenze sono considerate adeguate;
- da verificare, quando la risposta richiede un controllo scientifico, progettuale o formale.
La vista dovrà mettere in evidenza requisiti obbligatori scoperti, scadenze, attività senza responsabile, evidenze mancanti e punti fermi da troppo tempo. Il gruppo potrà così stabilire le priorità sulla base delle lacune reali, invece di affidarsi alla memoria delle singole persone.
Il ciclo di lavoro
Con questo supporto, il gruppo ripete un ciclo:
- raccogliere nuove informazioni ed evidenze;
- collegarle ai requisiti a cui rispondono;
- preparare o aggiornare le risposte specifiche;
- valutare la copertura e la solidità di ciascun requisito;
- registrare lacune, dubbi, decisioni e responsabilità;
- assegnare le azioni necessarie per ottenere ciò che manca;
- controllare nuovamente lo stato complessivo.
Ogni nuovo contributo aggiorna la copertura dei requisiti interessati senza cancellare la storia precedente. Verbali, trascrizioni o documenti possono sostenere più requisiti, ma il collegamento deve essere esplicito: la semplice presenza di un file nel progetto non significa che una richiesta sia stata coperta.
Il ciclo termina quando tutti i requisiti rilevanti dispongono di una risposta adeguata, delle evidenze necessarie e delle verifiche previste. Il sistema aiuta a non perdere elementi; la decisione che un requisito sia realmente coperto resta al gruppo di lavoro.
Dalle risposte specifiche alla proposta completa
Solo dopo aver consolidato le risposte ai singoli requisiti, il sistema potrà aiutare a comporre il testo completo della proposta. La composizione dovrà evitare ripetizioni, rispettare la struttura richiesta e mantenere coerenza tra obiettivi, attività, risultati, impatti, risorse e rischi.
Il metodo PM² e il materiale formativo disponibile verranno utilizzati come guida per organizzare il progetto e presentarlo in modo coerente con il contesto europeo. Le proposte precedenti, vinte o non finanziate, serviranno come casi da cui ricavare esempi e criticità, senza copiarne automaticamente i contenuti.
Il ciclo di qualità della proposta
La proposta completa verrà successivamente esaminata secondo la griglia dei valutatori. Il ciclo previsto è:
- ricostruire i criteri e le aspettative di valutazione applicabili;
- assegnare una valutazione motivata alle diverse sezioni;
- individuare debolezze, affermazioni non dimostrate e parti mancanti;
- proporre interventi di miglioramento;
- aggiornare la proposta;
- ripetere la valutazione fino al raggiungimento della qualità concordata.
Il giudizio finale resta del gruppo di candidatura. Il sistema rende il processo più sistematico e permette di conservare il motivo delle modifiche effettuate.