Importazioni
La pagina Importazioni è il punto di ingresso dei dati nella piattaforma. Da qui è possibile caricare due tipologie di file distinte, con scopi e cicli di vita diversi.
Importazione file Rendicontazione
Questa sezione è prevista per la fase di avvio dello strumento. Una volta che progetti e dipendenti saranno gestiti direttamente nella piattaforma, non sarà più necessario reimportare il file di rendicontazione. La funzionalità rimarrà disponibile ma non sarà parte del flusso operativo ordinario.
Il file di rendicontazione contiene la struttura iniziale dei dati: l'elenco dei progetti, i dipendenti associati e le relative allocazioni di budget. Viene utilizzato per popolare la piattaforma al primo avvio o per allinearla a una revisione strutturale della pianificazione effettuata esternamente (ad esempio su foglio di calcolo).
Quando usarla
- Prima configurazione della piattaforma
- Revisione straordinaria della struttura progetti/dipendenti effettuata fuori dalla piattaforma
Cosa importa
- Elenco progetti con budget di personale associato
- Elenco dipendenti con costo orario
- Associazioni dipendente–progetto e ore di forecast
Importazione Presenze
Questa è la funzione operativa principale della pagina, utilizzata ogni mese per consolidare le ore effettivamente lavorate dai dipendenti.
Flusso di importazione
1. Carica il file
Seleziona il file delle presenze mensili esportato dal sistema di rilevazione. Il formato atteso è quello standard definito in fase di configurazione della piattaforma.
2. Leggi file
Dopo aver selezionato il file, premi il tasto Leggi file. In questa fase la piattaforma:
- Identifica il mese di riferimento contenuto nel file
- Verifica la coerenza delle righe rispetto ai dipendenti e ai progetti già presenti nella piattaforma
- Produce un riepilogo delle righe da importare con il conteggio di:
- Righe valide
- Righe con warning (dati parziali o anomalie non bloccanti)
- Righe con errori (dati mancanti o incoerenti che impediscono l'importazione di quella riga)
Il sistema legge il mese direttamente dal contenuto del file. Non è necessario specificarlo manualmente. Se il mese rilevato non corrisponde a quello atteso, verifica di aver caricato il file corretto.
3. Verifica il riepilogo
Prima di confermare l'importazione, esamina il riepilogo prodotto dalla lettura del file:
| Tipo | Descrizione | Azione consigliata |
|---|---|---|
| Righe valide | Dati completi e coerenti, pronti per l'importazione | Nessuna azione richiesta |
| Warning | Dati presenti ma con anomalie non bloccanti (es. dipendente non associato a un progetto, ore fuori range atteso) | Valuta se procedere o correggere il file sorgente |
| Errori | Dati mancanti o incoerenti che bloccano l'importazione della riga specifica | Correggi il file sorgente e ricaricalo, oppure procedi sapendo che quelle righe saranno escluse |
4. Conferma l'importazione
Se il riepilogo è soddisfacente, conferma l'importazione. Le righe valide vengono salvate e il mese viene marcato come consolidato nella barra temporale dell'Overview.
5. Pre-calcolo automatico
Immediatamente dopo l'importazione, la piattaforma esegue un pre-calcolo che:
- Distribuisce le ore consuntivate dei dipendenti sui progetti a cui sono associati, secondo le regole di allocazione configurate
- Aggiorna i valori di consuntivo visibili nell'Overview e nel dettaglio di ogni progetto
- Ricalcola gli scostamenti tra consuntivato e forecast per il periodo appena importato
Il pre-calcolo avviene in automatico e non richiede azioni da parte dell'utente. Al termine, puoi tornare alla pagina Overview per verificare che il cursore temporale si sia aggiornato correttamente e che i dati del mese importato siano ora mostrati in verde.
Domande frequenti
Cosa succede se importo lo stesso mese due volte? La piattaforma sovrascrive i dati del mese già importato con quelli del nuovo file. I calcoli vengono rieseguiti automaticamente. Usa questa funzione per correggere un'importazione errata.
Posso importare mesi non in sequenza? Sì, ma è consigliabile importare i mesi in ordine cronologico per mantenere coerenza nella barra temporale e negli scostamenti cumulativi.
Un dipendente non compare nel file delle presenze: cosa succede? Il dipendente verrà escluso dall'importazione per quel mese. Le sue ore rimarranno a zero nel consuntivo, mentre il forecast rimane invariato. Questo genererà uno scostamento che sarà visibile nell'Overview.